Diese Datenschutzerklärung bezieht sich nur auf Bewerbungen. Allgemeine Informationen zum Datenschutz finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

Verantwortung und Kontakt: 

Verantwortliche Stelle ist die Jugend-Enquete-Kommission e.V. (nachfolgend: „JEK“, „wir“), Johann-Sebastian-Bach-Straße 11, 85622 Feldkirchen, gesetzlich vertreten durch den Vorstandsvorsitzenden Jonas Hohenforst und dessen Stellvertretung Johanna Heuchling, E-Mail: info@jugend-enquete-kommission.de.

Sollten Sie Fragen oder Bedenken bzgl. des Inhalts dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns gerne über folgende E-Mail: datenschutz@jugend-enquete-kommission.de. Hier erreichen Sie auch den Datenschutzbeauftragten unseres Vereins.

1. Müssen Sie personenbezogene Daten übermitteln?

Die Einreichung einer Bewerbung und somit die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist freiwillig. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Einreichung einer Bewerbung und somit zur Übermittlung der personenbezogenen Daten besteht nicht. Eine Bewerbung ohne Bereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten ist jedoch nicht möglich.

2. Was passiert mit Ihren Daten? Wer kann auf diese zugreifen?

Zur Verarbeitung Ihrer Daten nutzen wir primär die folgenden Anwendungen: Word-Press (insb. Avada-Forms) und Microsoft-Office (insb. MS-Teams, Outlook und Excel). Besonders hervorheben möchten wir, dass eventuelle Auswahl- oder Kennenlerngespräche meist via MS-Teams erfolgen.

Bei allen Bewerbungen haben unsere Administratoren eine theoretische Zugriffsmöglichkeit auf ihre Daten. Ein Zugriff erfolgt jedoch nur, sofern und soweit dies zur Sicherung der Daten und der Weiterleitung an die intern zuständigen Stellen erforderlich ist.

2.1 Bei Bewerbungen für eine Mitgliedschaft im Verein

Die Bearbeitung der Bewerbung erfolgt durch eine:n Sachbearbeiter:in des entsprechenden Ressorts (HR, Alumni, etc.). Die Daten werden an interne Stellen weitergegeben, die Teil des Auswahlprozesses sind (z.B. an die Leitung des Ressorts, an das die Bewerbung gerichtet ist). Eine Weitergabe und Verarbeitung erfolgt soweit nötig auch an die IT (insb. zur Kontoerstellung oder technischem Support).

Eine Weitergabe an externe Stellen erfolgt nicht.

2.2 Bei Bewerbungen für eine Veranstaltung, Kommission, etc.

Intern hat insbesondere die den Bewerbungsprozess betreuende Stelle Zugriff. Diese speckt die angegeben Daten ab (d.h. für die Auswahl nicht benötigte Angaben, wie z.B. der Name werden gestrichen) und gibt diesen abgespeckten Datensatz an das interne Auswahlgremium weiter. Das interne Auswahlgremium ist unter Umständen auch zum Teil mit nicht Vereinsmitgliedern besetzt.

Nach der Auswahl wickelt die den Bewerbungsprozess betreuende Stelle die Zu- und Absagen sowie das weitere Vorgehen ab. Hierzu werden ggf. andere Stellen, wie z.B. die IT mit eingebunden.

In aller Regel werden bei einer Zusage, die für die Veranstaltung (bzw. Kommission) nötigen Daten neu erhoben. Dies wird in der dann beiliegenden speziellen Datenschutzerklärung genauer aufgegliedert.

Falls die Daten nicht neu erhoben werden (Ausnahme), werden die benötigten Daten von angenommenen Bewerbern streng zweckgebunden an externe Partnerorganisationen weitergeben.

3. Rechtgrundlagen für die Verarbeitung

Die aufgeführten Daten werden von Ihnen selbst, größtenteils im Zuge dieser Bewerbung, bereitgestellt. Um eine möglichst reibungslose Mitgliedschaft oder Teilnahme an Veranstaltungen zu ermöglichen, bitten wir Sie alle angefragten Informationen bereitzustellen und ihre Einwilligung in die dazugehörigen Verarbeitungen zu erteilen. Die Angabe von personenbezogenen Daten und die Einwilligung in deren Verarbeitung ist jedoch freiwillig.

3.1 Essenzielle Daten (Art. 6 I lit. f DSGVO)

Für eine Mitgliedschaft oder Teilnahme an Veranstaltungen sind gewisse Daten essenziell. Ohne diese ist eine Mitgliedschaft/Teilnahme im Regelfall leider nicht möglich, denn mit diesen wird Ihr Bewerbungsprozess und weitere Schritte (z.B. der Vereinsbeitritt) abgewickelt.

Sollten Sie in die Verarbeitung der angefragten Informationen nicht einwilligen (oder ihre Einwilligung später widerrufen), erfolgt die Verarbeitung der nachfolgend aufgeführten Daten aufgrund des berechtigten Interesses der JEK oder eines verbundenen Partners. Dieses Interesse ist hier die Durchführung des Bewerbungsprozesses, sowie die Ermöglichung Ihrer Mitgliedschaft oder die Teilnahme an Veranstaltungen.

• Persönliche Daten: Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Pronomen, Bundesland
• Organisatorische Daten: Eintrittsdatum, Stellenbezeichnung, ggf. Terminabfrage für ein Auswahlgespräch, sonstige organisatorische Daten

3.2 Gesetzlich erforderliche Daten (Art. 6 I lit. c DSGVO)

Zur Verarbeitung einiger Daten sind wir gesetzlich verpflichtet. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt somit auf Grundlage des Art. 6 I lit. c DSGVO, die wie bei den Daten des vorherigen Abschnitts unabhängig von ihrer Einwilligung besteht.

• Bei Erstattungen: Rechnungsinformationen für Erstattungen nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• Zur Wahrung handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen:
  Sofern eine weitere Speicherung und sonstige Verarbeitung zur Geltendmachung von/Verteidigung gegen zivilrechtliche/n Ansprüche/n erfolgt, basiert dies auf § 24 Abs. 1 Nr. 2 BDSG.

3.3 Einwilligung zur Verarbeitung der anderen Daten (Art. 6 I lit. a DSGVO)

Einige Daten sind keine Grundvoraussetzungen für Ihre Mitgliedschaft/Teilnahme. Für eine bessere Abwicklung der Bewerbung bitten wir jedoch, diese alle angefragten Informationen bereitzustellen und in deren Verarbeitung einzuwilligen:

• Sonstige in der Bewerbung angefragte Daten
• Versand von Informationen über die JEK: Wenn Sie weitere Informationen über die JEK und insb. weitere Veranstaltungen erhalten möchten, benötigen wir ihre Einwilligung. Dadurch können wir die für den Versand von Informationen nötigen Daten länger speichern und Sie z.B. über zukünftige Veranstaltungen informieren.

3.4 Konkludente Einwilligung

Die von Ihnen angegebenen Daten verarbeiten wir auf Grundlage Ihrer konkludenten Einwilligung und gehen davon aus, dass Sie durch das Angeben dieser Daten jedenfalls in deren Verarbeitung einwilligen wollten.

Natürlich steht Ihnen insbesondere hier auch ein Widerruf zu. Diesen können Sie formlos an datenschutz@jugend-enquete-kommission.de richten.

3.5 Angabe von Daten anderer Personen

Wenn Sie personenbezogene Daten anderer Personen beifügen, haben Sie zunächst das Einverständnis dieser dritten Personen gemäß dem jeweils anwendbaren Recht einzuholen.

4. Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Die erhobenen Daten werden grundsätzlich 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses oder spätestens nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht. Die Speicherung für 6 Monate erfolgt, um uns rechtlich abzusichern und auf eventuelle Rückfragen eingehen zu können. Eine vorzeitige Löschung ist möglich, kommen Sie hierfür gerne auf uns zu.

Wenn die Bewerbung einvernehmlich aufgeschoben wird (z.B. ein Wartelistenplatz für eine Veranstaltung), erfolgt die Speicherung bis zum Ende dieses Prozesses.

Daten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen werden mit Ablauf dieser gelöscht.

Wenn Sie in den Versand von Informationen über die JEK eingewilligt haben, speichern wir die hierfür erforderlichen Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

5. Welche Sicherheitsmaßnahmen bestehen?

Alle aktiven ordentlichen Vereinsmitglieder der JEK sind durch interne Regelungen zur Wahrung des Datenschutzes, der Vertraulichkeit und der Beachtung der IT-Nutzungsrichtlinie verpflichtet. Ferner sind sie zu regelmäßigen Schulungen und Weiterbildungen verpflichtet. Vereinsmitglieder in Verantwortungspositionen (mit besonders weitreichenden Zugriffsmöglichkeiten, z.B. die Leitung von HR, IT-Admins) unterliegen zusätzlichen strengeren Verpflichtungen und Sicherheitsregelungen.

Für Prozesse mit und Zugriffe auf personenbezogene Daten sind klare Regelungen zum Ablauf und der Zuständigkeit getroffen. Dabei versuchen wir stets den zugriffsberechtigten Personenkreis so gering wie möglich zu halten und nur die jeweils tatsächlich nötigen Daten zu verarbeiten.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn und soweit dies erforderlich ist.

6. Kontrolle über Ihre Daten

Um Ihre Rechte geltend zu machen oder falls Sie sonstige Fragen haben, erreichen Sie uns am besten unter datenschutz@jugend-enquete-kommission.de.

6.1 Auskunft (Art. 15 DSGVO i.V.m. § 34 BDSG)

Sie haben einen rechtlichen Anspruch darauf, zu erfragen, welche Ihrer personenbezogenen Daten die Jugend-Enquete-Kommission e.V. aktuell speichert. Sie können insbesondere fragen, ob und inwieweit Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

6.2 Berichtigung, Löschung oder Beschränkung des Zugriffs

Sie haben das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Wir  bitten Sie sicherzustellen, dass Ihre angegebenen Daten korrekt und aktuell sind.

6.3 Beschwerden

Sofern Sie einen Datenschutzverstoß durch die Jugend-Enquete-Kommission e.V. befürchten oder allgemeine Fragen oder Bedenken haben, kontaktieren Sie uns gerne über datenschutz@jugend-enquete-kommission.de. Hier erreichen Sie auch den Datenschutzbeauftragten unseres Vereins.

Als Betroffener steht Ihnen im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes auch ein Beschwerderecht bei einer der Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist für uns das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht. Eine Meldung können Sie u.a. auf deren Website einreichen: https://www.lda.bayern.de/de/datenpanne.html