Diese Datenschutzerklärung bezieht sich nur auf Bewerbungen. Allgemeine Informationen zum Datenschutz finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

Verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:

Jugend-Enquete-Kommission e.V. (kurz: JEK)
Johann-Sebastian-Bach-Straße 11
85622 Feldkirchen

Telefonnummer: +49 151 70816331
E-Mail: info@jugend-enquete-kommission.de

Als Datenschutzbeauftragten (DSB) haben wir bestellt:

Datenschutzbeauftragter der Jugend-Enquete-Kommission e.V.

E-Mail: datenschutz@jugend-enquete-kommission.de

1. Muss ich personenbezogene Daten übermitteln?

Die Einreichung einer Bewerbung und somit die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist freiwillig. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Einreichung einer Bewerbung und somit zur Übermittlung der personenbezogenen Daten besteht nicht. Eine Bewerbung ohne Bereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten ist jedoch nicht möglich.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zwecke der Bearbeitung ihrer Bewerbung und im Falle der Zusage zur Durchführung und Abwicklung der die JEK betreffenden Veranstaltungen oder Mitgliedschaft sowie ggf. für den Versand von Informationen über die JEK.

3. Wer hat Zugriff auf meine Daten? An wen werden die Daten weitergeleitet?

Bei allen Bewerbungen haben unsere Administratoren eine theoretische Zugriffsmöglichkeit auf ihre Daten. Ein Zugriff erfolgt jedoch nur, sofern und soweit dies zur Sicherung der Daten und der Weiterleitung an die intern zuständigen Stellen erforderlich ist.

3.1 Bei Bewerbungen für eine Mitgliedschaft im Verein

Die Bearbeitung der Bewerbung erfolgt durch eine:n Sachbearbeiter:in des entsprechenden Ressorts (HR, Alumni, etc.). Eine interne Weitergabe erfolgt an die IT (insb. zur Kontoerstellung), ggf. den Vorstand (der ggf. bei der Aufnahmeentscheidung unterstützt) und ggf. weitere interne Stellen.

Eine Weitergabe an externe Stellen erfolgt in aller Regeln nicht.

3.2 Bei Bewerbungen für eine Veranstaltung, Kommission, etc.

Intern hat insbesondere die den Bewerbungsprozess betreuende Stelle Zugriff. Diese speckt die angegeben Daten ab (d.h. für die Auswahl nicht benötigte Angaben, wie z.B. der Name werden gestrichen) und gibt diesen abgespeckten Datensatz an das interne Auswahlgremium weiter. Das interne Auswahlgremium ist unter Umständen auch zum Teil mit nicht Vereinsmitgliedern besetzt.

Nach der Auswahl wickelt die den Bewerbungsprozess betreuende Stelle die Zu- und Absagen sowie das weitere Vorgehen ab. Hierzu werden ggf. andere Stellen, wie z.B. die IT mit eingebunden.

In aller Regel werden bei einer Zusage, die für die Veranstaltung (bzw. Kommission) nötigen Daten neu erhoben. Dies wird in der dann beiliegenden speziellen Datenschutzerklärung genauer aufgegliedert.

Falls die Daten nicht neu erhoben werden (Ausnahme), werden die benötigten Daten von angenommenen Bewerbern streng zweckgebunden an externe Partnerorganisationen weitergeben.

4. Rechtgrundlagen für die Verarbeitung

Die aufgeführten Daten werden von Ihnen selbst, größtenteils im Zuge dieser Bewerbung, bereitgestellt. Um eine möglichst reibungslose Mitgliedschaft oder Teilnahme an Veranstaltungen zu ermöglichen, bitten wir Sie alle angefragten Informationen bereitzustellen und ihre Einwilligung in die dazugehörigen Verarbeitungen zu erteilen. Die Angabe von personenbezogenen Daten und die Einwilligung in deren Verarbeitung ist jedoch freiwillig.

4.1 Essenzielle Daten (Art. 6 I lit. f DSGVO)

Für eine Mitgliedschaft oder Teilnahme an Veranstaltungen sind gewisse Daten essenziell. Ohne diese ist eine Mitgliedschaft/Teilnahme im Regelfall leider nicht möglich, denn mit ihnen wird ihr Bewerbungsprozess und weitere Schritte (z.B. der Vereinsbeitritt) abgewickelt.

Sollten Sie in die Verarbeitung der angefragten Informationen nicht einwilligen (oder ihre Einwilligung später widerrufen), erfolgt die Verarbeitung der nachfolgend aufgeführten Daten aufgrund des berechtigten Interesses der JEK oder eines verbundenen Partners. Dieses Interesse ist hier die Durchführung des Bewerbungsprozesses, sowie das Ermöglichung ihrer Mitgliedschaft oder die Teilnahme an Veranstaltungen.

  • Persönliche Daten: Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Pronomen
  • Organisatorische Daten: Eintrittsdatum, sonstige organisatorische Daten (interne Zuständigkeiten, Aufgaben, etc.)
4.2 Gesetzlich erforderliche Daten (Art. 6 I lit. c DSGVO)

Zur Verarbeitung einiger Daten sind wir gesetzlich verpflichtet. Eine Verarbeitung dieser Daten erfolgt somit auf Grundlage des Art. 6 I lit. c DSGVO, die wie bei den Daten des vorherigen Abschnitts unabhängig von ihrer Einwilligung besteht.

  • Bei Erstattungen: Rechnungsinformationen für Erstattungen nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
  • Zur Wahrung handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen:
    Sofern eine weitere Speicherung und sonstige Verarbeitung zur Geltendmachung von/Verteidung gegen zivilrechtiche/n Ansprüche/n erfolgt, basiert dies auf
    24 Abs. 1 Nr. 2 BDSG.
4.3 Einwilligung zur Verarbeitung der anderen Daten (Art. 6 I lit. a DSGVO)

Einige Daten sind keine Grundvoraussetzungen für ihre Mitgliedschaft/Teilnahme. Für eine bessere Abwicklung der Bewerbung bitten wir jedoch, diese alle angefragten Informationen bereitzustellen und in deren Verarbeitung einzuwilligen:

  • Sonstige angefragte Daten für die Bewerbung
  • Versand von Informationen über die JEK: Wenn Sie weitere Informationen über die JEK und insb. weitere Veranstaltungen erhalten möchten, benötigen wir ihre Einwilligung. Dadurch können wir die für den Versand von Informationen nötigen Daten länger speichern und Sie z.B. über zukünftige Veranstaltungen informieren.
4.4 Konkludente Einwilligung

Die von ihnen angegebenen Daten verarbeiten wir auf Grundlage ihrer konkludenten Einwilligung und gehen davon aus, dass Sie durch das Angeben dieser Daten jedenfalls in deren Verarbeitung einwilligen wollten.

Natürlich steht Ihnen insbesondere hier auch ein Widerruf zu. Diesen können Sie formlos an datenschutz@jugend-enquete-kommission.de richten.

4.5 Angabe von Daten anderer Personen

Wenn Sie personenbezogene Daten anderer Personen beifügen, haben Sie zunächst das Einverständnis dieser dritten Personen gemäß dem jeweils anwendbaren Recht einzuholen.

5. Dauer der Verarbeitung und Speicherung

Die erhobenen Daten werden mit Wegfall des genannten Zwecks, d.h. nach Abschluss der Veranstaltung/Kommission oder der Beendigung der Mitgliedschaft, gelöscht, soweit der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Ansonsten werden sie spätestens mit Ablauf dieser gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Oftmals erfolgt eine Löschung bereits nach Abschluss des Bewerbungsprozesses. Erforderliche Daten angenommener Bewerber:innen werden meist neu erhoben. Die Verarbeitung (und Löschung) erfolgt dann nach den detaillierten Regeln der dann angefügten Datenschutzerklärung.

Wenn sie in den Versand von Informationen über die JEK eingewilligt haben, speichern wir die hierfür erforderlichen Daten bis zum Widerruf ihrer Einwilligung.

6. Sicherheit ihrer Daten

Die JEK ist bemüht, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen. Um unbefugte Zugriffe zu verhindern, hat die JEK entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, welche die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten sollen.

Alle aktiven ordentlichen Vereinsmitglieder der JEK sind durch interne Regelungen zur Wahrung des Datenschutzes, der Vertraulichkeit und der Beachtung der IT-Nutzungsrichtlinie verpflichtet. Ferner sind sie zu regelmäßigen Schulungen und Weiterbildungen verpflichtet. Vereinsmitglieder in Verantwortungspositionen (mit besonders weitreichenden Zugriffsmöglichkeiten, z.B. die Leitung von HR, IT-Admins) unterliegen zusätzlichen strengeren Verpflichtungen und Sicherheitsregelungen.

Für Prozesse mit und Zugriffe auf personenbezogene Daten sind klare Regelungen zum Ablauf und der Zuständigkeit getroffen. Dabei versuchen wir stehts den zugriffsberechtigten Personenkreis so gering wie möglich zu halten und nur die jeweils tatsächlich nötigen Daten zu verarbeiten.

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn und soweit dies erforderlich ist.

7. Kontrolle über Ihre Daten

Die JEK wird Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weitergeben, sofern dies durch unser berechtigtes Interesse zur Ermöglichung der Veranstaltungsteilnahme gedeckt ist, wir durch Gesetz zur Weitergabe verpflichtet sind oder Sie uns hierzu Ihre Einwilligung gegeben haben.

Die JEK bittet Sie sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten korrekt und aktuell sind.

7.1 Auskunft

Sie haben (im Rahmen des Art. 15 DSGVO i.V.m. § 34 BDSG) einen rechtlichen Anspruch darauf, zu erfragen, welche personenbezogenen Daten die JEK von Ihnen gespeichert hat.

Wenn Sie eine Mitteilung wünschen, ob oder inwieweit Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, kontaktieren Sie uns bitte über folgende E-Mail: datenschutz@jugend-enquete-kommission.de.

7.2 Berichtigung, Löschung oder Beschränkung des Zugriffs

Sofern Sie eine Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) wünschen oder Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen wollen, kontaktieren Sie uns bitte über folgende E-Mail: datenschutz@jugend-enquete-kommission.de.

Im Rahmen des Art. 20 DSGVO haben sie ferner das Recht auf Datenübertragbarkeit.

7.3 Beschwerden

Sofern Sie einen Datenschutzverstoß durch die Jugend-Enquete-Kommission e.V. befürchten oder allgemeine Fragen oder Bedenken haben, kontaktieren Sie uns gerne über datenschutz@jugend-enquete-kommission.de. Hier erreichen Sie auch den Datenschutzbeauftragten unseres Vereins.

Als Betroffener steht Ihnen im Falle eines datenschutzrechtlichen Verstoßes auch ein Beschwerderecht bei einer der Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde bezüglich datenschutzrechtlicher Fragen ist für uns das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht. Eine Meldung können Sie u.a. auf deren Website einreichen: https://www.lda.bayern.de/de/datenpanne.html

8. Kontaktmöglichkeit

Sollten Sie Fragen oder Bedenken bzgl. des Inhalts dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns gerne über die folgende E-Mail-Adresse: datenschutz@jugend-enquete-kommission.de.